10 passos para fazer um planejamento estratégico de sucesso na sua clínica de estética

A organização mantém uma empresa funcionando e gerando lucro, nas questões mais práticas do dia a dia ou administrativas. Portanto, uma clínica de estética precisa de boas ferramentas de gestão para garantir o fluxo de caixa e a sustentabilidade, e a principal deve ser o planejamento estratégico.

Não se deixe levar pela má impressão, já que o nome e o assunto podem parecer difíceis. O planejamento estratégico até requer um nível de dedicação, mas ele é perfeitamente possível e recomendado para qualquer modelo de negócio.

Tem alguma dúvida sobre o processo? Então continue a leitura e acompanhe um passo a passo simples para montar o planejamento estratégico da sua clínica de estética.

Importância do planejamento estratégico na estética

Você também pode chamar o planejamento estratégico de planejamento empresarial, uma ferramenta muito importante que, como o próprio nome sugere, funciona como uma espécie de guia para as ações da empresa.

Para isso, o planejamento estratégico vai além de simples táticas e responde os porquês por trás das ações. Ou seja, o plano reúne dados e análises cruciais para o desenvolvimento da sua clínica de estética.

Mas é fundamental entender que o planejamento estratégico não é rígido. Afinal, o mercado evolui, o comportamento das clientes muda, e seu trabalho também. Tudo isso interfere no cenário traçado dentro do plano.

Sendo assim, não pense que o documento será elaborado e, a partir daí, será considerado uma lei na sua empresa e você jamais mexerá nele de novo. Pelo contrário, deve ser revisto de tempos em tempos e, se necessário, alterado para abraçar a realidade do momento.

Isso não significa que ele foi feito de forma errada ou algo do tipo. Na verdade, é assim mesmo que o processo funciona, pense nisso como um indicador de que a sua empresa está mudando. Seja ágil e esteja aberta às mudanças.

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Passo a passo para fazer um planejamento estratégico na estética

Defina as diretrizes organizacionais

O primeiro passo é caracterizar sua clínica de estética dentro do planejamento, e as diretrizes organizacionais serão suas aliadas nesse momento. Afinal, elas descrevem o DNA do seu negócio e são uma ótima forma de cativar o público-alvo com o seu trabalho.

Não é à toa que muitas empresas colocam as diretrizes organizacionais em seus sites, você provavelmente já viu uma sessão com missão, visão e valores em uma página. A seguir veremos cada uma delas com mais detalhes.

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Missão

Essa diretriz fala sobre os propósitos da sua empresa. O que sua clínica deseja enquanto instituição? O que ela quer entregar para o público? Qual o grande motivo de você ter escolhido atuar nessa área?

Como você pode perceber, a missão costuma ser bastante inspiradora, por isso a grande questão aqui são os porquês. A seguir damos alguns exemplos voltados para uma clínica de estética:

• Trabalhar em prol de um mundo com mais saúde e beleza
• Promover e difundir o autocuidado e o amor próprio
• Oferecer tratamentos com alta tecnologia e qualidade para as pessoas

Não existe certo ou errado, a missão pode ser concisa ou mais elaborada, trazendo mais elementos. Tudo depende do que você deseja, essa é a história que você conta sobre por que sua clínica existe.

Visão

Se a missão tem um quê inspiracional, aqui falamos de negócios. A pergunta que você deve responder é: até onde você quer chegar com sua empresa? Por exemplo, ser uma referência no ramo de estética no Brasil, trabalhar com as tecnologias mais inovadoras e seguras, por aí vai.

Não tenha medo de sonhar alto, afinal, estamos falando do que impulsiona os seus objetivos. Mas se deseja começar devagar, tudo bem. A visão, assim como as outras diretrizes, podem ser revistas ao longo do tempo sempre que necessário.

Valores

Os valores são os princípios que regem o trabalho na sua clínica de estética. A escolha e a aplicação deles no dia a dia são fundamentais para o cumprimento da missão e da visão, uma mão lava a outra. Alguns exemplos são cuidado, atendimento humanizado, proatividade, interesse pela inovação, entre outros.

Faça um balanço do período anterior

Independente se o seu planejamento estratégico é mensal, semestral ou anual, é importante olhar também para os períodos anteriores. Ou seja, é hora de entender quais foram as vitórias da empresa e em que momentos o desempenho da sua clínica deixou a desejar.

A análise precisa ser feita com calma, ponto a ponto, para compreender verdadeiramente cada um dos fatores que levaram ao sucesso ou não. Alguns dos tópicos que podem revelar isso são:

• Fluxo de clientes
• Busca pelo serviço
• Recorrência de clientes
• Rendimentos mensais
• Lucro
• Gastos
• Avaliação dos profissionais da clínica

Todos os pontos analisados serão úteis para a etapa a seguir.

Faça uma análise SWOT

Já ouviu falar da SWOT? Essa é uma sigla para strenght, weakness, opportunities, threats. Em português seria: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

A análise SWOT é frequentemente utilizada, pois permite uma valorização muito completa do real cenário de uma empresa, uma vez que compreende os resultados de estudos internos e externos.

Se esse conceito ainda é muito novo para você, não se preocupe. A seguir, falamos mais sobre cada um dos tópicos que a análise SWOT aborda:

1. Forças

O primeiro é um estudo que deve ser feito internamente. Isso significa olhar para dentro do próprio negócio e examinar quais são os pontos fortes da sua clínica de estética.

Tudo que for positivo sobre a sua empresa deve entrar nessa lista, como os seguintes tópicos:

• Equipe altamente especializada
• Uso de tecnologias mais recentes
• Uso de produtos de alta qualidade
• Ótimo ponto comercial
• Bom engajamento nas redes sociais

Perceba que nos exemplos foram levantadas questões relacionadas a diversos aspectos de uma clínica, e a lista poderia continuar. É exatamente esse o objetivo, liste tudo o que destaca seu trabalho.

2. Fraquezas

O mesmo que foi feito com as forças, agora deverá ser feito com as fraquezas. Ou seja, olhar internamente para a empresa e observar os pontos negativos, no sentido do que ainda pode ser melhorado.

Uma ótima dica de como fazer isso é tentar enxergar seu serviço pelos olhos do público. Pense: “o que, do jeito que está no momento, poderia ser aprimorado?”. Em seguida, faça uma lista que aborda desde a experiência do cliente até os processos internos.

3. Oportunidades

Agora começamos uma parte da análise SWOT que se preocupa com o cenário externo. Isto é, coisas que não dependem da gestão ou da equipe da sua empresa.

Quando falamos de oportunidades, estamos nos referindo então a fatores externos favoráveis a seu negócio. Olha só alguns exemplos práticos do que seriam isso:

• Baixa competitividade de mercado na cidade que sua clínica atua
• Público em geral está mais interessado em fazer procedimentos estéticos
• Economia favorável, o que possibilita que as pessoas possam buscar esse tipo de serviço

Nessa etapa é essencial olhar para fora e pesquisar, pois nem sempre as oportunidades estarão escancaradas. Assim como nas outras etapas da SWOT, liste tudo que encontrar.

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4. Ameaças

Ameaças são o oposto das oportunidades. Nesse caso, você deve olhar para o cenário externo, listar tudo que é desfavorável ao seu negócio e, mais importante, estar preparada para enfrentar o que vem de fora.

Por exemplo, no tópico anterior colocamos a falta de competitividade do mercado onde você atua, mas poderia ser o contrário. Se na sua cidade existem muitas clínicas de estética, isso pode ser uma das ameaças, já que significa mais concorrência.

Com tudo isso listado nesses quatros tópicos, o coração da sua análise SWOT está pronto. Mas o trabalho ainda não acabou, agora está na hora de interpretar os dados. É o que veremos a seguir.

Defina os objetivos e as metas

Tendo a análise SWOT em mãos, é o momento de usar todas essas informações a seu favor. Em relação às forças, elas são algo a se explorar, especialmente na comunicação. Afinal, são seus pontos fortes e isso deve ser usado para atrair mais clientes.

Já as fraquezas podem e devem ser mudadas. Lembre-se de que elas são questões internas, portanto estão sob responsabilidade da gestão. O que é uma ótima notícia, isso significa que cabe a você ter a iniciativa de mudá-las.

Por sua vez, as oportunidades devem ser exploradas, é claro. Mas as ameaças podem ser, no máximo, contornadas. Infelizmente elas são fatores externos, que não cabe a você mudá-las por completo. Contudo, é possível usar o que se tem a seu favor para driblar essas questões desfavoráveis.

Uma ótima saída é definir suas metas com base no padrão SMART, um método baseado em 5 fatores: específica, mensurável, atingível, relevante e temporal.

• S (específica): suas metas devem ser específicas, e é primordial que a sua equipe compreenda todas com clareza e saiba como alcançá-las.
• M (mensurável): você deve ser realista ao definir as metas, pois é importante que elas sejam medidas ao longo do tempo.
• A (atingível): também é importante que suas metas estejam alinhadas com a realidade da sua clínica de estética, para evitar frustrações e desânimo.
• R (relevante): esse fator é crucial para que você e sua equipe se sintam desafiados e motivados a alcançar seus objetivos e cumprir suas metas.
• T (temporal): um prazo viável para a conclusão das metas também é importante para que tudo funcione corretamente.

Com tudo isso em mente, estabeleça metas baseadas na interpretação da SWOT. Cada ponto em que cabe uma ação, deve corresponder a um dos objetivos. Por exemplo, se a comunicação da sua clínica de estética é um problema, um objetivo pode ser aumentar o alcance da empresa nas redes sociais.

Estude o público-alvo da sua clínica de estética

Conhecer quem frequenta sua clínica é um passo básico, mas primordial, para se ter um bom planejamento estratégico. Então busque entender quem é esse público. Algumas das informações mais relevantes são:

• Faixa etária
• Gênero
• Classe econômica
• Onde moram
• Como é o seu comportamento online
• Se são ativos nas redes sociais
• Quais plataformas costumam usar mais

Essas informações são muito importantes para direcionar as ações que serão colocadas em prática, adaptar a sua comunicação e por aí vai.

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Trace um plano tático

Nesse passo você efetivamente definirá suas ações, levando em conta os objetivos previamente estabelecidos. Lembre-se de fazer com que cada objetivo leve a uma ação. Assim você garante que todos sejam cumpridos, satisfazendo também as necessidades identificadas na SWOT.

Outra ferramenta que você pode usar ao construir o seu planejamento estratégico é a 5W2H, que reúne algumas perguntas para facilitar a deleção dos projetos:

• What: o que fazer?
• Why: por que fazer?
• Where: onde fazer?
• When: quando fazer?
• Who: quem vai fazer?
• How: como fazer?
• How much: quanto vai custar?

Ao responder cada uma dessas perguntas você terá um panorama geral dos seus objetivos, em relação aos benefícios, responsabilidades, custos, atividades e outros aspectos primordiais.

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Faça um cronograma de ações

Elabore um calendário com prazos para o cumprimento das ações. O cronograma pode ser para um trimestre, semestre, ou um ano. Independente do caso, tenha certeza de que existe tempo hábil para o cumprimento das ações.

Engaje a equipe da sua clínica de estética

Reúna seus colaboradores e deixe todos por dentro dos objetivos da empresa e do cronograma. Afinal, a participação da equipe é fundamental para o sucesso do planejamento estratégico e, consequentemente, da clínica de estética.

Quando for estabelecer as metas para os funcionários, assegure-se de que elas sejam possíveis. Caso contrário, a equipe se sentirá desestimulada com a cobrança excessiva e isso irá mais atrapalhar do que ajudar.

Use a metodologia do ciclo PDCA

PDCA é uma sigla para plan, do, check, action, que poderíamos traduzir livremente como: planejar, fazer, checar, agir. Essa metodologia está baseada na ideia de que, como já dissemos, a conjuntura toda pode mudar.

Sendo assim, depois de planejar e realizar as ações, de tempos em tempos revise o planejamento, cheque se as estratégias ainda são válidas e continue agindo. Dessa forma, você garante crescimento constante em cima de dados concretos que ainda se relacionam com a realidade da sua clínica de estética.

Mensure os resultados do planejamento estratégico

Isso é uma prática a ser feita sempre com o seu trabalho. Existem diversas métricas utilizadas para avaliar o progresso de uma empresa e algumas delas são:

• Taxa de conversão: razão entre o número de potenciais clientes interessados na clínica e pessoas que de fato se tornaram clientes.
• Custo de Aquisição de Cliente (CAC): calcula se os ganhos estão superando o quanto foi investido para captar clientes.
• Quantidade de vendas: outro indicador que merece atenção é a quantidade de vendas realizadas durante um período de tempo determinado.
• Ticket médio: a partir da quantidade de vendas é possível obter o ticket médio, que indica o valor médio de vendas para os clientes.
• Lifetime Value (LTV): o valor que as clientes custam para a sua empresa, vale para as que possuem recorrência nos procedimentos realizados.
• Faturamento geral: uma comparação entre os períodos de um ano para entender se o faturamento está abaixo, na média, ou acima do esperado.

Essas informações serão importantes para tomadas de decisões certeiras e eventuais adequações no planejamento estratégico. E pronto, agora você já sabe como fazer um planejamento estratégico para sua clínica de estética.

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